Transparantie, privacy en juridische zekerheid.
Privacyverklaring DealPiloot (Verne AI)
Versie 4.3 • 1 september 2026 • Volledig AVG & EU AI Act conform1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Verne AI, gevestigd te Utrecht, met betrekking tot het product en de handelsnaam DealPiloot (KvK-registratie op aanvraag) (hierna: "DealPiloot", "Verne AI", "wij" of "ons").
voor alle vragen omtrent privacy, gegevensbescherming en de uitoefening van jouw rechten kun je rechtstreeks contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) via privacy@dealpiloot.nl.
2. Reikwijdte & juridische rolafbakening (AVG art. 4 lid 7 en lid 8)
In het kader van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) onderscheidt DealPiloot twee afzonderlijke verwerkingssituaties:
a) DealPiloot als verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen zelfstandig het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens van onze websitebezoekers, prospects, directe contactpersonen bij aangesloten advieskantoren, facturatie- en licentiebeheer.
b) DealPiloot als verwerker: voor wat betreft alle dossierdata, jaarrekeningen, banktransacties, KvK-gegevens en persoonsgegevens van derden (eindklanten/ondernemers) die door of namens het advieskantoor in de applicatie worden ingevoerd, treedt het advieskantoor op als verwerkingsverantwoordelijke en DealPiloot uitsluitend als verwerker conform artikel 28 AVG. Hierop is onze standaard verwerkersovereenkomst (DPA) onverkort van toepassing.
3. Categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de SaaS-dienst en administratieve dossieropbouw:
• Adviseurs- en gebruikersgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, kantoornaam, KvK-nummer kantoor, IP-adres, inlogtijdstippen, roltoewijzingen en auditlogs.
• Financiële dossiergegevens (in opdracht): bedrijfsnaam kredietzoekende onderneming, KvK-dossiernummer, jaarcijfers, balansen, winst-en-verliesrekeningen, geanonimiseerde banktransactiepatronen, indicatieve kredietbedragen, zekerheden en gespreksaantekeningen.
• Spraakdata (DealPiloot Light): ruwe audio-opnamen van ingesproken intakegesprekken en de daaruit gegenereerde concept-teksttranscripties.
4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden (AVG art. 6 lid 1)
Elke verwerking van persoonsgegevens rust op een expliciete wettelijke grondslag conform artikel 6 lid 1 AVG:
• Uitvoering van de overeenkomst (sub b): het verlenen van toegang tot het portaal, het verwerken van spraakopnamen naar gespreksverslagen (Light), het genereren van financiële dossiers (CreditPack) en klantenservice.
• Wettelijke verplichting (sub c): het voeren van een deugdelijke administratie en naleving van de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (art. 52 algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Gerechtvaardigd belang (sub f): het waarborgen van de netwerk- en informatiebeveiliging, inbraakdetectie, fraudepreventie, tenant-isolatie en kwaliteitsbewaking van onze infrastructuur.
• Toestemming (sub a): uitsluitend voor optionele analytische cookies via onze consent manager.
5. Spraakdata & keiharde zero model training garantie
Onze omgang met spraak- en dossierdata is gebaseerd op privacy-by-design:
• Cryptografische audio-purge: ruwe audio-opnamen die via DealPiloot Light worden ingesproken, worden uitsluitend gebruikt voor directe spraak-naar-tekst transcriptie. Binnen maximaal 24 uur na transcriptie wordt het ruwe audiobestand permanent en onherroepelijk gewist van onze servers.
• Zero model training: geen enkele spraakopname, transcriptie, financieel document of klantinformatie wordt ooit gebruikt om publieke, commerciële of generieke AI-modellen van derden te trainen. Onze enterprise cloud- en modelovereenkomsten sluiten data-retentie voor trainingsdoeleinden contractueel en technisch 100% uit.
6. Expliciet verbod op burgerservicenummers (BSN) & automatische masking
Conform artikel 46 van de uitvoeringswet AVG (UAVG) is het verwerken van burgerservicenummers (BSN) door private marktpartijen verboden, tenzij hiervoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat. DealPiloot verleent uitsluitend SaaS-diensten en heeft geen wettelijke bevoegdheid tot het verwerken van BSN's.
dwingende verplichting voor adviseurs: het is gebruikers uitdrukkelijk verboden om ongecensureerde BSN's van ondernemers of particulieren in te voeren of te uploaden in DealPiloot. Als extra vangnet past DealPiloot geautomatiseerde heuristische patroonherkenning toe om eventuele per abuis aangeleverde BSN's direct te maskeren (redactie). DealPiloot aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid indien de gebruiker in strijd met dit verbod BSN's verstrekt.
7. Bewaartermijnen & data-retentieschema
Wij bewaren persoonsgegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking:
• Ruwe voice audio: maximaal 24 uur na transcriptie (daarna automatische verwijdering).
• Kredietdossiers en berekeningen: gedurende de looptijd van de licentieovereenkomst met het advieskantoor, vermeerderd met 30 dagen exporttermijn na opzegging.
• Facturatie- en betaalgegevens: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaartermijn.
• Sessie- en beveiligingslogs: 90 dagen tot maximaal 12 maanden, waarna automatische logrotatie plaatsvindt.
8. Subverwerkers & strikte data-residentie binnen de EER
Al onze applicatieservers, productiedatabases, storage clusters en back-ups bevinden zich fysiek binnen de Europese economische ruimte (EER), specifiek in tier-3 datacenters in de regio's Amsterdam (Nederland) en frankfurt (Duitsland). Deze datacenters beschikken over actuele ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 en SOC 2 type II certificeringen.
er vindt géén data-export plaats naar derde landen buiten de EER, tenzij voorzien van passende doorgifte-instrumenten conform AVG hoofdstuk v (zoals de EU standard contractual clauses en EU-US data privacy framework certificeringen).
9. Geen geautomatiseerde besluitvorming & profiling (AVG art. 22 & EU AI Act)
DealPiloot maakt géén gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling met rechtsgevolgen in de zin van artikel 22 AVG. De software voert geen autonome kredietbeoordeling of krediettoekenning uit.
DealPiloot is ontworpen volgens het principe van human-in-the-loop conform de Europese AI Act: De software genereert uitsluitend indicatieve rekenmodellen (zoals DSCR- en EBITDA-calculaties) en gestructureerde teksten ter voorbereiding van een dossier. De menselijke adviseur en de kredietacceptant van de financier zijn en blijven te allen tijde 100% verantwoordelijk voor de inhoudelijke verificatie en de uiteindelijke kredietbeslissing.
10. Rechten van betrokkenen (AVG hoofdstuk III)
Als betrokkene heb je op grond van de AVG de volgende wettelijke rechten:
• Recht op inzage (art. 15): inzicht in welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16): correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
• Recht op gegevenswissing / vergetelheid (art. 17): verwijdering van gegevens wanneer de grondslag is vervallen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): het tijdelijk bevriezen van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid / dataportabiliteit (art. 20): het ontvangen van jouw gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
verzoeken kunnen worden ingediend via het onderstaande DSR-loket of per e-mail via privacy@dealpiloot.nl. Wij bevestigen ontvangst binnen 48 uur en behandelen het verzoek binnen de wettelijke termijn van maximaal één maand.
11. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (AVG art. 32)
DealPiloot handhaaft strikte beveiligingsnormen om verlies en onrechtmatige verwerking te voorkomen:
• Versleuteling in transit via TLS 1.3 met sterke encryptie-protocollen;
• Versleuteling in rust (at-rest) conform AES-256 op alle opslagvolumes en databases;
• Logische tenant-isolatie met unieke versleutelde scheiding per advieskantoor;
• Verplichte multi-factor authenticatie (MFA/TOTP) voor administratieve toegang;
• Geautomatiseerde kwetsbaarheidsscans en continue logging van audit trails.
12. Klachtrecht bij de toezichthouder & toepasselijk recht
Indien je van mening bent dat DealPiloot niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt, heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: Autoriteit persoonsgegevens (AP), postbus 93374, 2509 AJ den haag (telefoon: 088 - 1805 250, website: autoriteitpersoonsgegevens.nl).
op deze privacyverklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland (locatie Utrecht).
AVG / GDPR DSR-loket: Data subject rights verzoek
Ben je een adviseur of betrokkene waarvan gegevens in DealPiloot zijn verwerkt? Dien hier rechtstreeks een verzoek in bij onze functionaris gegevensbescherming (FG):
⚖️ Nederlands recht prevaleert te allen tijde. Bij interpretatiegeschillen tussen vertalingen is de Nederlandse brontekst bindend.